Le mail est le canal de communication le plus utilisé pour les échanges professionnels. Toutefois, parce qu’il est moins formel qu’une lettre administrative certaines règles d’usage sont négligées. Pourtant, le courriel reste un écrit professionnel qui est à prendre au sérieux, peu importe le contexte. Afin de vous aider à rédiger un email professionnel, cet article vous livre les techniques et astuces nécessaires.
Email professionnel
Par opposition au mail envoyé à ses proches, le courriel professionnel est un email envoyé à une tierce personne dans un cadre entrepreneurial. C’est le type de mail qui est utilisé par exemple, pour postuler à un recrutement, une campagne d’email marketing. Il se différencie par la présence de formule de politesse et le style d’écriture utilisé.
Bien écrire ce type de courriel, passe par certaines règles comme le fait d’éviter les adresses aux noms fantaisistes. Il s’agit aussi à ce niveau de privilégier les titres (objets) cours, précis et perspicaces. Pour commencer le message, il faut utiliser une formule de politesse ou d’appel. Celle-ci doit contenir le nom du destinataire et son titre. Ensuite, dans le premier paragraphe, il faut se présenter et mentionner pourquoi vous avez envoyé le mail.
Le corps du message en lui-même ne doit pas être trop long tout en faisant étalage de vos compétences et elles seront utiles. Terminez ensuite avec une formule de politesse de fin avant de signer le mail avec votre nom complet. À l’inverse des personnes physiques, une entreprise doit interagir avec plusieurs personnes. À cet effet, avoir une base de données spécifique pour les clients est indispensable.
Base de données client
Plus qu’un simple fichier, la base de données client est un ensemble organisé et structuré d’informations des clients d’une entreprise. Il regroupe toutes les données recueillies auprès du client lors des interactions (transactions, utilisation des cookies, etc.) avec la société. Comme informations, la base rassemble les données sociodémographiques (nom, âge, revenus, etc.) et le profil psychologique (activités, centre d’intérêt…).
En dehors de ces renseignements, il y a les interlocuteurs de l’entreprise qui sont incontournables dans les décisions d’achat. Disposer d’une base de données client favorise un meilleur ciblage. Ceci permet de personnaliser les offres et promotions selon le profil et les besoins de chaque contact.
Une bonne base avec de bonnes informations améliore les relations entre l’entreprise et ses prospects. Pour constituer une base de données, la newsletter et les jeux-concours sont des méthodes de collecte d’informations efficaces. Rappelons que pour une meilleure gestion de votre base, vous aurez besoin d’un logiciel CMR et d’un autre GED.
Hébergement mail
Héberger ses mails, c’est recourir à un serveur ou un logiciel dont le but est de stocker les mails et données de messagerie. Les plateformes comme Gmail ou Outlook sont des hébergeurs de mail gratuits. Cependant, elles sont moins adaptées aux entreprises. En effet, un service d’hébergement mail permet de créer une adresse professionnelle personnalisée et de profiter de serveur sécurisé.
Par exemple, au lieu d’obtenir une adresse comme nomprenom@gmail.com sur Google, vous en aurez une de format nomprénom@entreprise.info. Comme autre privilège, utiliser un hébergeur permet de renvoyer une image plus formelle à vos clients. C’est l’outil à utiliser pour si vous désirez envoyer des courriers véritablement professionnels.
Bien que les hébergeurs classiques offrent des niveaux acceptables de sécurité, il est impossible de s’y fier complètement. Et pour cause, vous risquez d’être piraté ou spammer. Pour véritablement dormir sur les deux oreilles un service de stockage d’email sécurisé spécifique au business est nécessaire.
Mailing client
Une fois votre mail professionnel rédigé, il faudra l’envoyer à votre clientèle. Pour cela, le mailing est votre meilleur moyen de communication commerciale. Il s’agit d’un outil marketing direct qui permet d’informer des prospects (ou même les collaborateurs) par courriel d’une actualité, des promotions, etc. On parle de mailing client lorsqu’il vise à susciter l’engagement ou à fidéliser la clientèle existante.
Même si l’emailing client consiste en un envoi massif de messages, chaque courriel est personnalisé selon les données de chaque destinataire. Les emails reçus contiennent habituellement les noms et autres prénoms des receveurs. Ces derniers se sentent alors plus concernés et le taux de réactivité est meilleur.
Le mailing offre un rapport qualité/prix assez intéressant par rapport à l’élaboration de tout autre support de publicité. De même, les mails rédigés ainsi que les liens inclus restent modifiables à tout moment.