Vous souhaitez organiser un événement pour promouvoir votre entreprise mais vous êtes un peu intimidé par les coûts potentiels ? Choisir d’héberger un événement virtuel peut offrir de nombreux avantages sans les frais généraux.
Suivez ces 9 étapes pour savoir comment organiser un webinaire et commencer à planifier votre premier événement en ligne dès aujourd’hui !
Mais d’abord, qu’est-ce qu’un webinaire ?
Un webinaire , au sens le plus élémentaire, est un séminaire qui peut être organisé sur internet (séminaire + web). Il s’agit d’une forme multimédia de communication en ligne basée sur la technologie, grâce à laquelle les organisateurs peuvent rencontrer leur public dans une salle de conférence virtuelle .
L’organisateur, équipé d’un ensemble d’outils utiles, peut présenter le contenu aux participants de manière interactive et engageante. Un webinaire peut également être plus pratique pour vos participants, ce qui signifie qu’ils n’ont pas à quitter leur bureau. De plus, les participants ont toujours la possibilité de s’impliquer et de poser des questions et peuvent même se sentir plus en confiance pour le faire, sans avoir à lever la main et à parler dans un microphone.
Pour l’organisateur, un webinaire représente un excellent moyen de dialoguer avec des clients potentiels d’une manière non commerciale, en leur fournissant des instructions ou des conseils qui leur sont précieux. Pendant ce temps, vous pouvez capturer les détails des participants et développer des prospects qualifiés pour votre entonnoir de vente.
Étape 1. Choisissez un sujet de webinaire
La nature de votre entreprise dictera le sujet de votre webinaire – donc si vous êtes un fournisseur de machines à affranchir, votre sujet sera lié à la gestion de bureau, ou si vous vendez des abonnements à des boîtes à vin, votre sujet sera lié au vin.
Cependant, le plus délicat est de trouver un domaine spécifique sur lequel se concentrer qui intéressera suffisamment vos clients cibles. Vous avez peut-être déjà une bonne idée de cela sur la base des commentaires et des FAQ que vous recevez – Sur quoi les clients veulent-ils en savoir plus ? Où sont leurs lacunes dans les connaissances ? Quelle expertise pouvez-vous partager qui leur sera utile ?
Un excellent outil pour vous aider à trouver des idées est Answer the Public, qui vous montre les questions que les gens posent le plus souvent aux moteurs de recherche sur un sujet donné. Donc, si nous entrons dans le terme «vin», nous sommes confrontés à toutes sortes de questions «pourquoi», «quoi», «où», «qui» et «comment» que les gens ont posées par rapport au vin.
En regardant les résultats ci-dessous, nous constatons que de nombreuses personnes se renseignent sur les vins pour accompagner différents aliments. Vous pouvez donc choisir de faire un webinaire sur la sélection du bon vin pour compléter le menu de votre dîner. Ou, si vous voulez aller un peu plus dans une niche, vous pourriez être inspiré par la question : « Quel vin est le plus sain ? » pour présenter une conférence sur la consommation de vin dans le cadre d’un mode de vie sain. Votre connaissance actuelle de vos clients devrait aider à déterminer ce qui les intéressera le plus.
Étape 2. Choisissez le format de votre webinaire
Il existe différentes options de format lorsque vous organisez un webinaire qui peuvent être adaptées en fonction de vos objectifs et aspirations pour l’événement et de votre confiance en tant que présentateur. Voulez-vous offrir une expérience hautement interactive à un petit groupe ou donner une conférence à un plus grand nombre ? Pouvez-vous gérer l’organisation de l’événement par vous-même ou préférez-vous rebondir sur d’autres conférenciers ?
Si vous pensez que vous pourriez avoir le trac en faisant une présentation en solo, vous pouvez envisager un format de style entretien, où un collègue vous interroge, ou vous pouvez constituer un petit panel d’experts pour discuter du sujet et répondre aux questions des participants.
Si plusieurs personnes sont impliquées, il est utile d’avoir également un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. Avoir une personne dédiée pour gérer le côté technique de la gestion du webinaire pendant que vous parlez peut également vous aider à vous concentrer.
Étape 3. Créez votre contenu
Vous avez maintenant défini le sujet et le format dont vous avez besoin pour créer le contenu du webinaire. Cela pourrait être aussi simple que d’écrire une liste d’éléments dont vous discuterez, mais pour qu’un webinaire soit vraiment réussi, un certain temps doit être consacré à la création de visuels de support.
Il est facile de perdre l’attention des participants lorsqu’ils ne font que regarder une tête qui parle (et ils savent que vous ne pouvez pas les voir !). Concevez des diapositives pour donner vie à votre discours – incluez des images, des graphiques, des graphiques, des tableaux et des statistiques. Vous pouvez également effectuer des démonstrations en direct ou présenter des produits pour que cela reste visuellement intéressant.
Réfléchissez à la durée de votre webinaire et planifiez la durée de chaque segment. Vous devrez garder un œil sur l’horloge pour vous assurer de ne pas vous écraser. Vous voudrez peut-être prévoir du temps pour répondre aux questions des participants après chaque point de l’ordre du jour ou, alternativement, planifier une séance de questions-réponses à la fin.
Étape 4. Choisissez une plateforme de webinaire
Il existe de nombreuses plateformes de webinaires différentes sur le marché , y compris des options gratuites comme Skype et Google+ Hangout. Lors du choix, les facteurs à prendre en compte incluent :
- Nombre de participants qu’il peut accueillir
- La possibilité de changer facilement d’enceinte
- Possibilité pour les participants de poser des questions
- Fonctionnalité de partage d’écran
- Fonctionnalité de partage de diapositives
- Fonctionnalité d’enregistrement
- Coût
Zoom
Cette plateforme est très simple à utiliser et permet de faire des webinars de qualité. Elle propose également de nombreuses fonctionnalités intéressantes, comme la possibilité d’enregistrer votre webinar ou encore de partager votre écran. Zoom est une excellente option pour les entreprises qui souhaitent organiser des webinars professionnels sans se ruiner.
Gotowebinar
Si vous recherchez une plateforme professionnelle et riche en fonctionnalités, c’est vers Gotowebinar qu’il faut se tourner. Cette plateforme est un peu plus complexe à prendre en main que les autres, mais elle permet de faire des webinars de qualité. Attention toutefois, Gotowebinar est une plateforme onéreuse. Si votre budget est limité, je vous recommande de choisir une autre option.
Webikeo
Webikeo est une plateforme intéressante si vous souhaitez organiser des webinars de qualité. Elle est simple à utiliser et très riche en fonctionnalités. De plus, elle est peu onéreuse. Je vous recommande Webikeo si vous cherchez une plateforme simple à utiliser qui ne vous coûtera pas une fortune.
Voilà pour les différentes plateformes qui permettent d’organiser un webinar. Maintenant que vous avez fait votre choix, il est temps de passer à la préparation !
Étape 5. Sélectionnez une date et une heure
La date et l’heure optimales pour votre webinaire dépendent de votre entreprise, si elle est B2C ou B2B. Si vous ciblez d’autres entreprises, alors quelque chose pendant la journée de travail peut être approprié, mais pour les consommateurs, une soirée ou un week-end sera probablement préférable.
Quoi qu’il en soit, choisissez une date suffisamment éloignée pour donner aux gens la possibilité de la fixer dans leur agenda et le temps pour vous de promouvoir le webinaire (au moins deux semaines). Assurez-vous d’éviter les jours fériés ou autres événements auxquels votre public cible pourrait assister.
Si vous pensez que vous serez en mesure de générer suffisamment d’intérêt pour votre webinaire, vous pouvez choisir de le répéter plusieurs fois. De cette façon, vous pourrez offrir aux participants un choix d’heures et de dates.
Étape 6. Faites la promotion de votre webinaire
La mise en place d’une page d’événement dédiée et le traitement des inscriptions en ligne vous aideront à la fois à promouvoir et à gérer votre webinaire.
Lorsque vous rédigez la description de votre événement, incluez l’ordre du jour des points à discuter pour indiquer clairement ce que vos participants apprendront. Il est important qu’ils ne pensent pas simplement que c’est une opportunité pour vous de leur vendre. N’oubliez pas de mentionner la possibilité pour eux d’obtenir des réponses à leurs questions.
Pour les événements gratuits, vous devez prendre en compte un taux d’abandon de 50 %. Essayez donc d’inscrire plus de personnes que le minimum dont vous avez besoin. S’il y a suffisamment de contenu éducatif dans votre webinaire, il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas facturer des frais pour y assister. Faire payer les billets, même s’il s’agit d’une somme modique, aidera à assurer un public plus sérieux et engagé.
Étape 7. Lancez votre webinaire
Pour vous assurer que tout se passe bien au cours de la journée, planifiez une séance d’entraînement où vous pourrez vous familiariser avec la technologie et parcourir votre exposé et votre présentation. Effectuez un test de son avec le microphone de votre ordinateur. Il peut être nécessaire d’en porter un externe pour que tout le monde puisse vous entendre clairement.
Assurez-vous de comprendre où les questions des participants arriveront et si elles seront visibles pour les autres participants – si oui, ont-elles besoin d’être modérées ? Il est important d’encourager la participation, alors ayez quelques questions en réserve que vous pourrez lire et répondre pour lancer le processus.
Étape 8. Analysez vos données
Passez en revue la liste des participants (visible dans le logiciel du webinaire) et comparez-les à la liste des participants dans votre tableau de bord Eventbrite afin de voir qui a réellement participé. Vous pourrez alors extraire les coordonnées de chaque participant et toute autre information demandée lors de l’inscription, comme le nom de l’entreprise.
Copiez les questions qui ont été posées pendant la session dans une feuille de calcul, en comparant les détails de la personne qui les a posées. Cela vous permettra de faire un suivi personnalisé.
Étape 9. Suivi
En fonction du nombre de participants à votre webinaire, essayez de faire un suivi personnel avec chaque participant. S’ils ont posé une question pendant le webinaire, vous pouvez les remercier de l’avoir fait et vérifier qu’ils ont reçu une réponse adéquate. Demandez-leur s’il y a autre chose qu’ils aimeraient savoir.
S’ils n’ont pas posé de question, découvrez s’il y a quelque chose qu’ils aimeraient demander maintenant qu’ils ont eu l’occasion de digérer le contenu du webinaire. Pour ceux qui se sont inscrits mais qui n’ont pas assisté, dites que vous étiez désolé qu’ils n’aient pas pu venir, expliquez ce qu’ils ont manqué, puis donnez-leur la possibilité de visionner un enregistrement du webinaire (ou d’assister à une prochaine session). Vous pouvez même proposer de répondre personnellement à toutes les questions.
Vous pouvez également envisager de remercier les gens pour leur présence en leur envoyant une offre spéciale ou une remise exclusivement pour eux, augmentant encore les chances qu’ils se convertissent.
Pour conclure…
Bien qu’il faille encore un peu d’organisation, un webinaire est un excellent moyen pour les propriétaires de petites entreprises de se plonger dans les événements. C’est un moyen peu coûteux et à faible risque d’interagir avec votre public et d’apprendre à le connaître, afin que vous puissiez passer plus de temps sur des prospects chaleureux et moins de temps sur des appels à froid.